Praktische Ratschläge, um Ihren Xerox-Drucker effizienter, sicherer und produktiver zu nutzen.
Ein moderner Xerox-Drucker ist mehr als nur ein Druckgerät – er ist ein vielseitiges Tool, das den Arbeitsalltag erleichtert und optimiert. Doch oft werden nicht alle Funktionen genutzt, die Ihnen zur Verfügung stehen. In diesem Blog zeigen wir Ihnen praktische Tipps und Tricks, wie Sie das volle Potenzial Ihres Xerox-Druckers ausschöpfen können.
1. Nutzen Sie automatisierte Workflows
Viele Xerox-Drucker bieten die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Sie können z. B. festlegen, dass eingescannte Dokumente automatisch:
- benannt werden (z. B. nach Datum oder Dokumenttyp),
- in einem spezifischen Cloud-Ordner gespeichert werden,
- oder direkt per E-Mail verschickt werden.
Tipp: Erstellen Sie Workflows für die Aufgaben, die Sie häufig durchführen, wie das Archivieren von Rechnungen oder Verträgen.
2. Personalisieren Sie Benutzerprofile
Wenn mehrere Personen Ihren Drucker nutzen, können individuelle Benutzerprofile viel Zeit sparen. Jeder Nutzer kann seine bevorzugten Einstellungen speichern, wie z. B.:
- Druckqualität,
- bevorzugte Papierart (z. B. Duplexdruck),
- oder voreingestellte Scanziele.
Tipp: Richten Sie Benutzerprofile über das Druckermenü oder die Xerox-Software ein, um den Workflow für jeden Mitarbeiter zu optimieren.
3. Scannen Sie direkt in die Cloud
Xerox-Drucker bieten eine nahtlose Integration mit Cloud-Diensten wie Google Drive, Dropbox und OneDrive. Damit können Sie Dokumente direkt in den entsprechenden Ordner scannen, ohne einen Computer zu benötigen.
Tipp: Richten Sie Ihre bevorzugten Cloud-Speicher einmalig ein und speichern Sie sie als Standardziel. So sparen Sie bei jedem Scan wertvolle Zeit.
4. Mobiles Drucken leicht gemacht
Mit der Xerox Print & Scan-App sowie der Unterstützung für Apple AirPrint und Mopria können Sie Dokumente direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet ausdrucken. Ob im Büro oder unterwegs – mobiles Drucken war noch nie so einfach.
Tipp: Installieren Sie die Xerox Print & Scan-App auf Ihrem Gerät, um Druckaufträge auch von unterwegs schnell und unkompliziert zu senden.
5. Halten Sie Ihre Software aktuell
Die Firmware und Treiber Ihres Xerox-Druckers sollten stets auf dem neuesten Stand sein, um Fehler zu vermeiden und Zugriff auf die neuesten Funktionen zu haben.
Tipp: Aktivieren Sie automatische Updates über die Xerox-Software oder prüfen Sie regelmäßig die Website von Xerox, um manuell Updates durchzuführen.
6. Machen Sie Ihre Druckaufträge sicher
Viele Xerox-Drucker bieten Sicherheitsfeatures wie die Authentifizierung von Druckaufträgen. Das bedeutet, dass ein Dokument erst gedruckt wird, wenn Sie es per PIN oder Karte am Drucker freigeben.
Tipp: Aktivieren Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nicht unbeaufsichtigt im Drucker liegen.
7. Kosten sparen durch intelligente Einstellungen
Verwenden Sie Funktionen wie Duplexdruck (beidseitiges Drucken), die Vorschau vor dem Druck und den Entwurfsmodus, um Papier, Toner und Energie zu sparen.
Tipp: Legen Sie Standard-Druckeinstellungen fest, wie z. B. Schwarzweiß- statt Farbdruck, um Kosten langfristig zu reduzieren.
8. Testen Sie die Xerox App Gallery
In der Xerox App Gallery finden Sie eine Vielzahl von Apps, mit denen Sie die Funktionalität Ihres Druckers erweitern können. Von Apps für Visitenkartenscans bis hin zu automatisierten Rechnungsprozessen – hier gibt es für jeden Bedarf etwas.
Tipp: Durchsuchen Sie die App Gallery nach Tools, die speziell auf Ihre Branche zugeschnitten sind.
9. Drucken Sie barrierefrei mit Workplace Cloud
Die Xerox Workplace Cloud ermöglicht Ihnen sicheres Drucken von jedem Gerät, egal wo Sie sich befinden. Diese Funktion ist besonders hilfreich in flexiblen Arbeitsumgebungen.
Tipp: Nutzen Sie die Workplace Cloud, um auch von zu Hause oder unterwegs wichtige Dokumente sicher zu drucken.
10. Lassen Sie sich beraten
Wussten Sie, dass Xerox-Drucker regelmäßig Updates und neue Funktionen erhalten? Durch eine professionelle Beratung können Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Drucker herausholen.
Tipp: Kontaktieren Sie isarcolor – ihren Xerox-Gold-Partner für eine individuelle Einweisung oder Schulung – das spart Zeit und bringt Sie auf den neuesten Stand.
Fazit
Ihr Xerox-Drucker kann weit mehr, als Sie vielleicht vermuten. Mit diesen Tipps und Tricks holen Sie das Maximum aus Ihrem Gerät heraus – von gesteigerter Produktivität bis hin zu maximaler Sicherheit und Kosteneffizienz. Probieren Sie es aus und erleben Sie den Unterschied!
Bildnachweis: Midjourney / Discord