Xerox Workplace Cloud – Die Zukunft Ihrer Büroarbeit beginnt hier!

In der Stadtmetropole München standen wir vor großen Herausforderungen. Das Unternehmen, das sich auf IT-Dienstleistungen spezialisiert hatte, hatte mit ineffizienten Arbeitsabläufen, Papierüberlastung und begrenzter Mobilität zu kämpfen. Der Druck, in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, wurde immer größer.

Eines Tages entschied sich das Unternehmen für einen radikalen Wandel und implementierten Xerox Workplace Cloud. Die Ergebnisse waren überwältigend positiv und führten zu einer umfassenden Transformation der Arbeitsweise des Unternehmens.

Problem 1: Ineffiziente Arbeitsabläufe

Das Unternehmen hatte mit langwierigen, manuellen Prozessen zu kämpfen, die die Arbeitsgeschwindigkeit verlangsamten. Durch die Einführung von Xerox Workplace Cloud wurden die Arbeitsabläufe automatisiert. Dokumente konnten nahtlos zwischen verschiedenen Abteilungen verschoben werden, wodurch Zeit eingespart und die allgemeine Effizienz gesteigert wurde.

Problem 2: Papierüberlastung

Berge von Papier stapelten sich in den Büros, was nicht nur Platz beanspruchte, sondern auch die Umweltauswirkungen und die Kosten in die Höhe trieb. Xerox Workplace Cloud ermöglichte es dem Unternehmen, einen Großteil seiner Dokumente zu digitalisieren. Dies führte nicht nur zu einem ordentlicheren Arbeitsumfeld, sondern auch zu einer erheblichen Reduzierung der Druckkosten.

Problem 3: Begrenzte Mobilität

Die Mitarbeiter waren oft unterwegs, mussten jedoch auf wichtige Dokumente zugreifen können. Die mobile Arbeitsfähigkeit von Xerox Workplace Cloud ermöglichte es den Mitarbeitern, von überall aus auf ihre Unterlagen zuzugreifen und mit Kollegen in Echtzeit zu kommunizieren. Dies förderte nicht nur die Flexibilität, sondern verbesserte auch die Zusammenarbeit erheblich.

Problem 4: Datensicherheit

Da die IT-Firma sensible Kundeninformationen verwaltete, war Datensicherheit von höchster Bedeutung. Die Sicherheitsfunktionen von Xerox Workplace Cloud boten eine robuste Lösung. Der Zugriff auf vertrauliche Dokumente konnte streng kontrolliert werden, und fortgeschrittene Verschlüsselungstechnologien sorgten dafür, dass sensible Daten sicher geschützt waren.

Insgesamt ermöglichte die Xerox Workplace Cloud, sich von veralteten Arbeitspraktiken zu verabschieden und den Weg in eine modernere, effizientere Zukunft einzuschlagen. Die Mitarbeiter waren begeistert von der Veränderung, und das Unternehmen blühte auf, da es nun besser gerüstet war, den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht zu werden.

Die Geschichte zeigt, wie Unternehmen durch die Implementierung der Xerox Workplace Cloud nicht nur ihre Probleme lösen, sondern auch umfassend von einer verbesserten Effizienz, Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit profitieren können.

Alle Features auf einen Blick

Xerox® Workplacefunktionen

Xerox ConnectKey®

Technologiefähiges Gerät

Drucker jeder Marke
Authentifizierung
Authentifizierung mittels Karte oder Mobilgerät (NFC) über Standard-Kartenlesegerät mit direkter USB-VerbindungJaJa – vernetztes Gerät erforderlich
Netzwerk-Anmeldedaten, E-Mail-Adresse, Kennwort, Expresscode und PINJaNein
Entsperren des Multifunktionsdruckers über NFC/Entsperrcode des Mobilgerätes oder QR-Code (kein Kartenleser erforderlich)Ja**Nein
Single Sign-On bei SSO-fähigen ConnectKey® Apps (erhältlich in der Xerox App Gallery)JaNein
Desktopdruck (Windows und MAC)
Traditioneller Workflow für Pull-/Follow-Printing (der Auftrag kann in der Cloud oder auf dem PC gehalten werden, um schnelles Drucken und hohe Verfügbarkeit zu erzielen)JaJa*
Direktdruck zwischen Client und Drucker (über die Cloud oder das lokale Netzwerk, um schnelles Drucken und hohe Verfügbarkeit zu erzielen)JaJa
Mobiles Drucken (unterstützt iOS und Android™)
Unterstützt die meisten Dateiformate, z. B. Microsoft® Office (PowerPoint®, Word, Excel®, Webseiten, Adobe® PDF und Fotos), Apache™ OpenOffice™ DokumenteJaJa
Direktdruck an den Drucker über die E-Mail-Adresse oder die Xerox® Workplace Mobile AppJaJa
Pull-Druckübermittlung über E-Mail oder Upload über die Xerox® Workplace Mobile AppJaJa
Unterstützung von Apple® AirPrint®JaJa
Kopien, 2-seitig, Heften, Vorschau und vieles mehrJaJa
GPS-Ortungsfunktion, Suche nach DruckerstandortenJaJa
Freigabe über QR-CodeJaJa
Nahtlose, einfache Konnektivität entweder über eine Mobilfunk- oder lokale WLAN-VerbindungJaJa
Chromebook™
Direktdruck aus Chrome OS™ und Chrome™ BrowserJaJa
Pull-/Follow-Printing aus Chrome OS™ und Chrome™ BrowserJaJa*
Integrierte Freigabe App
Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Aufträgen über Multifunktionsdrucker-AppJaNein
Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Aufträgen über Xerox® Workplace Mobile AppJaJa
Automatisches Einfügen der E-Mail-Adresse des angemeldeten BenutzersJaNein
Analyseberichte und Kostenzählung
Optimierte Druckkostenzählung zur benutzer-, abteilungs- und druckerbasierten Nachverfolgung inkl. grafischer DarstellungJaJa
Nachverfolgung aller Betriebsarten im Büro (Kopieren, Fax, Scannen usw.)**JaNein
Auftragsverfolgung und Reporting mit Projektcodes (Konto-ID)JaJa
Administration / Konfiguration
Beschränkung des Zugriffs auf firmeninterne Drucksysteme oder Gewähren des Zugriffs auf ein öffentliches Drucknetzwerk außerhalb der eigenen Kostenstelle/AbteilungJaJa
Festlegen von Standard-DruckrichtlinienJaJa
Festlegen des Benutzerzugriffs auf MFD-BetriebsartenJaNein
Verbindung zu LDAP Cloud Azure® AD, Okta und Universal Print von Microsoft®JaJa
Wesentliche Druckregeln
Tageszeit/WochentagJaJa
Farbe/Schwarzweiß, 1-seitig/2-seitigJaJa
Drucksystemspezifischer ZugriffJaJa
Zeitbasierte Druckkontingente nach Benutzer oder GruppenJaJa
Sicherheit
Inhaltssicherheit für den DruckJaJa
Verschlüsselung des KommunikationskanalsJaJa
Datenverschlüsselung bei der Aufbewahrung und im TransitJaJa
Unterstützung von Zero Trust – Datenverschlüsselung mithilfe von KundenzertifikatenJaJa
SOC 2-zertifiziertJaJa

* Über Xerox® Workplace Mobile-App oder Karte durch Lesegerät ziehen und alle Aufträge freigeben (vernetztes Gerät)
** Kompatibel mit Plattformen (bzw. Produkten) Xerox® AltaLink® und Xerox® VersaLink®

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