In der Stadtmetropole München standen wir vor großen Herausforderungen. Das Unternehmen, das sich auf IT-Dienstleistungen spezialisiert hatte, hatte mit ineffizienten Arbeitsabläufen, Papierüberlastung und begrenzter Mobilität zu kämpfen. Der Druck, in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, wurde immer größer.
Eines Tages entschied sich das Unternehmen für einen radikalen Wandel und implementierten Xerox Workplace Cloud. Die Ergebnisse waren überwältigend positiv und führten zu einer umfassenden Transformation der Arbeitsweise des Unternehmens.
Problem 1: Ineffiziente Arbeitsabläufe
Das Unternehmen hatte mit langwierigen, manuellen Prozessen zu kämpfen, die die Arbeitsgeschwindigkeit verlangsamten. Durch die Einführung von Xerox Workplace Cloud wurden die Arbeitsabläufe automatisiert. Dokumente konnten nahtlos zwischen verschiedenen Abteilungen verschoben werden, wodurch Zeit eingespart und die allgemeine Effizienz gesteigert wurde.
Problem 2: Papierüberlastung
Berge von Papier stapelten sich in den Büros, was nicht nur Platz beanspruchte, sondern auch die Umweltauswirkungen und die Kosten in die Höhe trieb. Xerox Workplace Cloud ermöglichte es dem Unternehmen, einen Großteil seiner Dokumente zu digitalisieren. Dies führte nicht nur zu einem ordentlicheren Arbeitsumfeld, sondern auch zu einer erheblichen Reduzierung der Druckkosten.
Problem 3: Begrenzte Mobilität
Die Mitarbeiter waren oft unterwegs, mussten jedoch auf wichtige Dokumente zugreifen können. Die mobile Arbeitsfähigkeit von Xerox Workplace Cloud ermöglichte es den Mitarbeitern, von überall aus auf ihre Unterlagen zuzugreifen und mit Kollegen in Echtzeit zu kommunizieren. Dies förderte nicht nur die Flexibilität, sondern verbesserte auch die Zusammenarbeit erheblich.
Problem 4: Datensicherheit
Da die IT-Firma sensible Kundeninformationen verwaltete, war Datensicherheit von höchster Bedeutung. Die Sicherheitsfunktionen von Xerox Workplace Cloud boten eine robuste Lösung. Der Zugriff auf vertrauliche Dokumente konnte streng kontrolliert werden, und fortgeschrittene Verschlüsselungstechnologien sorgten dafür, dass sensible Daten sicher geschützt waren.
Insgesamt ermöglichte die Xerox Workplace Cloud, sich von veralteten Arbeitspraktiken zu verabschieden und den Weg in eine modernere, effizientere Zukunft einzuschlagen. Die Mitarbeiter waren begeistert von der Veränderung, und das Unternehmen blühte auf, da es nun besser gerüstet war, den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht zu werden.
Die Geschichte zeigt, wie Unternehmen durch die Implementierung der Xerox Workplace Cloud nicht nur ihre Probleme lösen, sondern auch umfassend von einer verbesserten Effizienz, Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit profitieren können.
Alle Features auf einen Blick
| Xerox® Workplacefunktionen | Xerox ConnectKey® Technologiefähiges Gerät | Drucker jeder Marke |
| Authentifizierung | ||
| Authentifizierung mittels Karte oder Mobilgerät (NFC) über Standard-Kartenlesegerät mit direkter USB-Verbindung | Ja | Ja – vernetztes Gerät erforderlich |
| Netzwerk-Anmeldedaten, E-Mail-Adresse, Kennwort, Expresscode und PIN | Ja | Nein |
| Entsperren des Multifunktionsdruckers über NFC/Entsperrcode des Mobilgerätes oder QR-Code (kein Kartenleser erforderlich) | Ja** | Nein |
| Single Sign-On bei SSO-fähigen ConnectKey® Apps (erhältlich in der Xerox App Gallery) | Ja | Nein |
| Desktopdruck (Windows und MAC) | ||
| Traditioneller Workflow für Pull-/Follow-Printing (der Auftrag kann in der Cloud oder auf dem PC gehalten werden, um schnelles Drucken und hohe Verfügbarkeit zu erzielen) | Ja | Ja* |
| Direktdruck zwischen Client und Drucker (über die Cloud oder das lokale Netzwerk, um schnelles Drucken und hohe Verfügbarkeit zu erzielen) | Ja | Ja |
| Mobiles Drucken (unterstützt iOS und Android™) | ||
| Unterstützt die meisten Dateiformate, z. B. Microsoft® Office (PowerPoint®, Word, Excel®, Webseiten, Adobe® PDF und Fotos), Apache™ OpenOffice™ Dokumente | Ja | Ja |
| Direktdruck an den Drucker über die E-Mail-Adresse oder die Xerox® Workplace Mobile App | Ja | Ja |
| Pull-Druckübermittlung über E-Mail oder Upload über die Xerox® Workplace Mobile App | Ja | Ja |
| Unterstützung von Apple® AirPrint® | Ja | Ja |
| Kopien, 2-seitig, Heften, Vorschau und vieles mehr | Ja | Ja |
| GPS-Ortungsfunktion, Suche nach Druckerstandorten | Ja | Ja |
| Freigabe über QR-Code | Ja | Ja |
| Nahtlose, einfache Konnektivität entweder über eine Mobilfunk- oder lokale WLAN-Verbindung | Ja | Ja |
| Chromebook™ | ||
| Direktdruck aus Chrome OS™ und Chrome™ Browser | Ja | Ja |
| Pull-/Follow-Printing aus Chrome OS™ und Chrome™ Browser | Ja | Ja* |
| Integrierte Freigabe App | ||
| Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Aufträgen über Multifunktionsdrucker-App | Ja | Nein |
| Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Aufträgen über Xerox® Workplace Mobile App | Ja | Ja |
| Automatisches Einfügen der E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers | Ja | Nein |
| Analyseberichte und Kostenzählung | ||
| Optimierte Druckkostenzählung zur benutzer-, abteilungs- und druckerbasierten Nachverfolgung inkl. grafischer Darstellung | Ja | Ja |
| Nachverfolgung aller Betriebsarten im Büro (Kopieren, Fax, Scannen usw.)** | Ja | Nein |
| Auftragsverfolgung und Reporting mit Projektcodes (Konto-ID) | Ja | Ja |
| Administration / Konfiguration | ||
| Beschränkung des Zugriffs auf firmeninterne Drucksysteme oder Gewähren des Zugriffs auf ein öffentliches Drucknetzwerk außerhalb der eigenen Kostenstelle/Abteilung | Ja | Ja |
| Festlegen von Standard-Druckrichtlinien | Ja | Ja |
| Festlegen des Benutzerzugriffs auf MFD-Betriebsarten | Ja | Nein |
| Verbindung zu LDAP Cloud Azure® AD, Okta und Universal Print von Microsoft® | Ja | Ja |
| Wesentliche Druckregeln | ||
| Tageszeit/Wochentag | Ja | Ja |
| Farbe/Schwarzweiß, 1-seitig/2-seitig | Ja | Ja |
| Drucksystemspezifischer Zugriff | Ja | Ja |
| Zeitbasierte Druckkontingente nach Benutzer oder Gruppen | Ja | Ja |
| Sicherheit | ||
| Inhaltssicherheit für den Druck | Ja | Ja |
| Verschlüsselung des Kommunikationskanals | Ja | Ja |
| Datenverschlüsselung bei der Aufbewahrung und im Transit | Ja | Ja |
| Unterstützung von Zero Trust – Datenverschlüsselung mithilfe von Kundenzertifikaten | Ja | Ja |
| SOC 2-zertifiziert | Ja | Ja |
* Über Xerox® Workplace Mobile-App oder Karte durch Lesegerät ziehen und alle Aufträge freigeben (vernetztes Gerät)
** Kompatibel mit Plattformen (bzw. Produkten) Xerox® AltaLink® und Xerox® VersaLink®