Was passiert – und warum Sie jetzt handeln müssen
Microsoft hat angekündigt, SMTP Authentication (Basic Authentication) für Exchange Online endgültig bis September 2025 abzuschalten. Damit entfällt die klassische Login-Methode per Benutzername und Passwort für den E-Mail-Versand – ein Verfahren, das viele Multifunktionsdrucker (MFPs) nutzen, um gescannte Dokumente per E-Mail zu verschicken.
Das Problem: Die weit verbreiteten Xerox AltaLink- und VersaLink-Geräte unterstützen derzeit noch keine moderne Authentifizierung wie OAuth. Sie nutzen aktuell noch SMTP AUTH – und werden ab dem Microsoft-Stichtag nicht mehr in der Lage sein, E-Mails zu versenden.
Das bedeutet: Scan-to-E-Mail-Aufträge schlagen fehl, wichtige Dokumente bleiben liegen, Workflows geraten ins Stocken.
Die gute Nachricht: Sie können jetzt rechtzeitig reagieren – mit drei klaren Alternativen.
Was ist SMTP AUTH – und warum wird es abgeschaltet?
SMTP AUTH ist eine Methode, bei der sich ein Gerät (zum Beispiel ein MFP) mit Login-Daten am E-Mail-Server anmeldet, um E-Mails zu versenden. Microsoft stuft dieses Verfahren als unsicher und veraltet ein – daher wird es vollständig abgeschaltet.
Geräte, die weiterhin versuchen, per SMTP AUTH E-Mails zu senden, werden abgelehnt. Eine reibungslose Nutzung von Scan-to-E-Mail ist dann nur noch mit einer der folgenden Lösungen möglich.
Ihre 3 Lösungen für eine sichere MFP-Zukunft
1. SMTP-Relay ohne Authentifizierung (empfohlen für Xerox)
Statt Login per Benutzername und Passwort wird hier die Vertrauensstellung über die IP-Adresse Ihres Netzwerks geregelt. Ihr Gerät versendet E-Mails über Microsoft 365 – ganz ohne Anmeldedaten.
Diese Methode ist ideal für Xerox AltaLink und VersaLink.
- Keine Passwörter mehr auf Geräten.
- Sicher durch IP-basierte Freigabe und TLS-Verschlüsselung.
- Zentral verwaltbar.
Unser Tipp: Diese Methode ist die sicherste und zuverlässigste Lösung für Xerox-Geräte, die kein OAuth unterstützen.
2. OAuth – moderne Authentifizierung
Mit OAuth erfolgt der Zugriff nicht mehr über gespeicherte Passwörter, sondern über sichere Token. Das erhöht die Sicherheit erheblich.
Aber: Xerox AltaLink und VersaLink unterstützen derzeit kein OAuth. Für andere Marken oder zukünftige Geräte kann diese Lösung jedoch sinnvoll sein.
isarcolor informiert Sie zeitnah, wenn eine neue Firmware für Ihren Xerox Multifunktionsdrucker zur Verfügung steht.
3. Alternative Lösungen ohne SMTP
Wenn Relay oder OAuth nicht praktikabel sind, gibt es cloudbasierte Scanlösungen, die den Versand komplett außerhalb des Geräts übernehmen – zum Beispiel per App, über einen Cloud-Service oder über Lösungen von Xerox-Partnern wie uns.
- Kein SMTP mehr nötig.
- Zentrale Steuerung über Cloud oder Middleware.
- Ideal bei heterogenen Flotten oder besonderen Sicherheitsanforderungen.
Ihr nächster Schritt – jetzt statt später
Warten Sie nicht, bis Microsoft den Stecker zieht. Bereiten Sie sich jetzt vor:
Prüfen Sie Ihre aktuellen MFP-Einstellungen.
Richten Sie gegebenenfalls ein SMTP-Relay ein.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung oder eine passende Lösung suchen.
isarcolor ist Ihr Partner – bevor die Scanner verstummen
Als Xerox Gold Partner wissen wir genau, was zu tun ist. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung eines SMTP-Relays, der Geräteanpassung oder bei der Auswahl einer zukunftssicheren Lösung.
Lassen Sie Ihre Scanner nicht im Stich. Die Uhr tickt.
Kontaktieren Sie uns jetzt – gemeinsam sichern wir Ihre Scanprozesse ab. Jetzt Kontakt zum isarcolor Team aufnehmen.