Direkt Scan in die Cloud – zwei Szenarien für die Zukunft

10. Februar 2020
Andreas Mauerer

Die Herausforderung

Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Lieferscheine überfluten ganze Büroschränke. Mühsam sortiert und abgeheftet landen diese wie üblich im Archiv – früher oder später. Spätestens dann, wenn Unstimmigkeiten auftreten, beginnt die große Suche. Digitalisieren heißt Veränderung. Viele Unternehmen sehen dies als echte Herausforderung. Das Problem: Scanworfklows ohne Cloudanbindung entfalten nicht ihr volles Potential.

Scannen in die Cloud wird populärer

Dokumente von unterwegs abrufen und mit Dritten teilen – dies ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftskorrespondenz und wird oft vernachlässigt! Aber wie können Dokumente ohne Umwege in die Cloud gescannt werden? Erfahren Sie alle Vorteile unserer “Cloud Scan Lösung”.

Scannen auf interne Server und die Nachteile

hohe Investitionskosten
hoher Stromverbrauch des Servers
Zugriff von extern nur bedingt möglich (z.B. über VPN)
hoher Speicherbedarf für Ablage und Backup
hohes Risiko durch Manipulation

Scannen in die NextCloud und die Vorteile

kostenloser Speicherplatz bis 5 GB*
eigenes Konto für jeden Mitarbeiter bedeutet hohe Sicherheit
optional auf dem eigenen Webspace mit Domain nutzbar
scannen in die Cloud ohne Umwege
Dokumente sind von unterwegs aus abrufbar
NextCloud auch im Windows Explorer nutzbar
DSGVO konform

Folgende Cloud Anbieter unterstützen wir:
Sharepoint, GoogleDrive, DropBox, OneDrive, Box, NextCloud*

Szenario 1: NextCloud Konto für Jedermann

Ihr persönliches NextCloud Konto kann direkt über den Bildschirm des Multifunktiondruckers aufgerufen werden. Durch eine optionale Pinabfrage am Multifunkionsdrucker können ungewollte Zugriffe verhindert werden. Anschließend wird das Dateiformat und Dateiname ausgewählt und der Scanvorgang gestartet. Die Dokumente landen ohne Umwege in der NextCloud.

Szenario 2: Die Buchhaltung bucht Belege direkt über den Multifunktionsdrucker

Belege und Geschäftsdokumente werden direkt über den Drucker erfasst. Die Buchhaltung scannt Belege mit Metangaben wie Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer direkt in die NextCloud. Die Angaben dazu, können direkt am Touchscreen des Druckers eingegeben werden. Jedes Dokument wird mit Metadaten gefüttert, um die Daten anschließend für beliebige Zwecke weiter zu verarbeiten.

Für wen eignet sich dieser Workflow?

Unternehmen, die keine DATEV oder ähnliche Schnittstelle für die Belegerfassung haben, können mit unserem Workflow Zeit und Nerven sparen. Belege werden digitalisiert und Metaangaben kategorisch erfasst. Die mühsame Suche von Belegen können Sie sich in ferner Zukunft sparen. Denken Sie daran: Die digitale Aufbereitung der Daten kann auch Ihren Steuerberater entlasten.

Todos:

Jede Art von Beleg kann am Drucker deklariert werden (Beispiel: Rechnung, Gutschrift, Lieferschein)
Auswahl des Lieferanten
Rechnungsbetrag
Rechnungsnummer

Diese Struktur hat viele Vorteile:

Generierung einer CSV und PDF/a Datei, inkl. Metaangaben wie Rechnungsnummer
Überblick aller Ein- und Ausgaben
Weitere Verarbeitung der CSV Datei in nahezu jedem Programm
Schnelles Wiederfinden einzelner Buchungen
Digitale Aufbereitung in Excel

Wussten Sie schon?

Belege, welche bereits als Emailanhang empfangen oder in einem Verzeichnis als PDF gespeichert wurden, können in einer sogenannten „Hotfolder“ überwacht werden. Auch diese Dokumente landen fertig in der NextCloud.

Fazit

Es muss nicht zwangsweise ein Workflow für Belege sein. Diese zwei Szenarien sind nur ein Beispiel dafür, wie Dokumente digitalisiert und weiterverarbeitet werden. Die strikte Einhaltung des Scanprozesses bringt langfristig eine echte Erleichterung. Sie sparen Zeit und Nerven bei der strukturierten Ablage in die NextCloud, ohne einen hauseigenen Server betreiben zu müssen. Behalten Sie den Überblick mithilfe von automatisch erzeugten CSV Auswertungen. Weiterhin können alle Dokumente von unterwegs aus eingesehen und mit Personen geteilt werden. Mit einer individuellen Scanlösung sind auch Sie für die Zukunft gewappnet!