Direkt Scan in die Cloud – zwei nützliche Szenarien für die Zukunft

10. Februar 2020
Andreas Mauerer

Die Herausforderung

Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Lieferscheine überfluten ganze Büroschränke. Mühsam sortiert und abgeheftet landen diese wie üblich im Archiv – früher oder später. Spätestens dann, wenn Unstimmigkeiten auftreten, beginnt die große Suche. Digitalisieren heißt Veränderung. Viele Unternehmen sehen dies als echte Herausforderung. Das Problem: Scanworfklows ohne Cloudanbindung entfalten nicht ihr volles Potential.

Scannen in die Cloud wird populärer

Digitalisierte Dokumente sind von unterwegs abrufbar und können mit Dritten geteilt werden. Dies ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftskorrespondenz und wird oft vernachlässigt. Auch entfällt die spätere und mühsame Suche von Belegen in Ablageordnern. Aber wie können Dokumente ohne Umwege in die Cloud gescannt werden? Erfahren Sie alle Vorteile dieser Scanlösung.

Scannen auf interne Server und die Nachteile

• hohe Investitionskosten
• hoher Stromverbrauch des Servers
• Zugriff von extern nur bedingt möglich (z.B. über VPN)
• hoher Speicherbedarf für Ablage und Backup
• hohes Manipulationsrisiko

Scannen in die NextCloud und die Vorteile

• kostenloser Speicherplatz bis 5 GB*
• eigenes Konto für jeden Mitarbeiter bedeutet hohe Sicherheit
• optional auf dem eigenen Webspace mit Domain nutzbar
• scannen in die Cloud ohne Umwege
• Dokumente sind von unterwegs aus abrufbar
• NextCloud auch im Windows Explorer nutzbar
• DSGVO konform

Weitere Cloud Anbieter unterstützen wir:
Sharepoint, GoogleDrive, DropBox, OneDrive, Box, NextCloud*

Szenario 1: NextCloud Konto für jeden Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, sein persönliches NextCloud Konto über den Drucker aufzurufen. Es kann durchaus wichtig sein, eine Authentifizierung in Form einer PIN am Drucker abzufragen, um den ungewollten Zugriff zu unterbinden. Anschließend wird das Dateiformat und der Dateiname ausgewählt und der Scanvorgang gestartet. Die Dokumente landen ohne Umwege in der NextCloud.

Szenario 2: Die Buchhaltung verarbeitet Belege direkt am Drucker

Belege und Geschäftsdokumente werden direkt über den Drucker erfasst. Die Buchhaltung scannt Belege mit Metangaben wie Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer direkt in die NextCloud. Die Angaben können direkt am Touchscreen des Druckers eingegeben werden. Jedes Dokument wird mit Metadaten gefüttert, um die Daten anschließend für beliebige Zwecke weiter zu verwenden.

Für wen eignet sich dieser Workflow?

Unternehmen, die keine DATEV oder ähnliche Schnittstelle für die Belegerfassung haben, können mit unserem Workflow Zeit und Nerven sparen. Belege werden digitalisiert und Metaangaben kategorisch erfasst. Somit entfällt die mühsame Suche von Belegen in Ablageordnern. Denken Sie daran: Die digitale Aufbereitung der Daten kann auch Ihren Steuerberater entlasten.

Todos:

• Jede Art von Beleg kann am Drucker deklariert werden (Beispiel: Rechnung, Gutschrift, Lieferschein)
• Auswahl des Lieferanten
• Rechnungsbetrag
• Rechnungsnummer

Diese Struktur hat viele Vorteile:

• Generierung einer CSV und PDF/a Datei, inkl. Metaangaben wie Rechnungsnummer
• Überblick aller Ein- und Ausgaben
• Weitere Verarbeitung der CSV Datei in nahezu jedem Programm
• Schnelles Wiederfinden einzelner Buchungen
• Digitale Aufbereitung in Excel

Wussten Sie schon?

Belege, welche bereits als Emailanhang empfangen oder in einem Verzeichnis als PDF gespeichert wurden, können in einer sogenannten „Hotfolder“ überwacht werden. Auch diese Dokumente landen fertig in der NextCloud.

Fazit

Es muss nicht zwangsweise ein Workflow für Belege sein. Diese zwei Szenarien sind nur ein Beispiel dafür, wie Dokumente digitalisiert und weiterverarbeitet werden. Die strikte Einhaltung des Scanprozesses bringt langfristig eine echte Erleichterung. Sie sparen Zeit und Nerven bei der strukturierten Ablage in die NextCloud, ohne einen hauseigenen Server betreiben zu müssen. Behalten Sie den Überblick mithilfe von automatisch erzeugten CSV Auswertungen. Weiterhin können alle Dokumente von unterwegs aus eingesehen und mit Personen geteilt werden. Mit einer individuellen Scanlösung sind auch Sie für die Zukunft gewappnet!

Wir lieben Dokumente. Welchen Scanworkflow dürfen wir für Sie realisieren?