Das elektronische Urkundenarchiv 2022 kommt: Warum Notare jetzt handeln müssen!

29. März 2021
Andreas Mauerer

Notare sind akut gefährdet

Erfüllt ihre Kanzlei bereits alle Anforderungen der Bundesnotarkammer? Es herrscht Unsicherheit. Die Digitalisierung schreitet voran und Notare brauchen Gewissheit.

Die Hürden der Digitalisierung bedeuten in der Regel einschneidende Veränderungsprozesse in ihrer IT Umgebung. Welche digitalen Prozesse werden die Zukunft ihrer Kanzlei maßgeblich vorantreiben? Das elektronische Urkundenarchiv ist der Startschuss in ein neues Level.

Unser Expertenteam unterstützt Sie bei der digitalen Transformation. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie ihr Notar für die Zukunft gerüstet sein wird.

Wir helfen Notaren, alle 26 gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, um das elektronische Urkundenarchiv im Jahr 2022 gesetzkonform umzusetzen.

Expertenteam für Notare

Wir haben uns intensiv mit dem Thema „Elektronisches Urkundenarchiv“ auseinandergesetzt. Wie können Notare die gesetzlichen Stolpersteine bewältigen? Unsere IT Experten haben ein einheitliches Konzept entwickelt, um Zeit und Geld bei der Umsetzung der Richtlinien zu sparen. Ein digitaler Arbeitsplatzassistent macht’s möglich.

Zusammenfassend die Rahmenbedingungen der Bundesnotarkammer:

• Urkunden müssen mit definierten Metadaten (XML) im eigenen digitalen Urkundenarchiv archiviert werden
• Urkunden in Papierform müssen mit allen digitalisierten Dokumenten bild- und inhaltlich identisch und unverändert bleiben
• Alle Anforderungen müssen nach dem geltenden § 55 Absatz 2 BeurkG erfüllt werden

Unsere Checkliste gibt Sicherheit!

1) Analyse

Das Problem: Scanner und Multifunktionsdrucker sind veraltet. Die Anforderungen entsprechend in der Regel nicht den gesetzlichen Vorgaben. Streng genommen wäre es grob verlässig, mit der alten IT-Ausstattung weiterzuarbeiten. Ihre Kanzlei muss deshalb darauf achten, einen zertifizierten Dokumentenscanner und Drucker von Xerox für das elektronische Urkundenarchivierung einzusetzen. Was sind die nächsten Schritte?

Wir überprüfen ihre IT Hardware auf Herz und Nieren.

2) Design

Nach der Analyse folgt die Design Phase. Unsere Experten erstellen ein ausgeklügeltes Konzept, wie ihre Druckumgebung in Zukunft aussehen kann. Wir beschreiben Vorteile und implementieren die Scanprozesse nach § 55 Absatz 2 BeurkG für das elektronische Urkundenarchiv.

3) Umsetzung

In dieser Phase implementieren wir neue Hard- und Software vor Ort. Über die Fernbetreuung konfigurieren wir die Scaneinstellungen nach den gesetzlichen Vorgaben. Unsere Experten kümmern sich im Hintergrund um alle notwendigen Firm- und Softwareupdates.