Drucker kaufen: 14 Fehler, die Sie bei beim Kauf vermeiden sollten

Drucker Neukauf – Was muss ich beachten?

Wenn Sie nach dem besten Drucker für Ihr Unternehmen suchen, haben Sie mit isarcolor eine gute Wahl getroffen. Wir geben Ihnen 10 wertvolle Tipps an die Hand. Es ist wichtig zu verstehen, welche Anforderungen Sie haben, um die tägliche Arbeit im Office so effizient wie möglich zu gestalten.

1) Anforderungen werden nicht berücksichtigt

Es kann passieren, dass ein Drucksystem angeschafft wird, welches nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Häufig ist deren Anschaffungspreis zu niedrig angesetzt worden und daher unterdimensioniert. Das heißt, sie bewältigen das tatsächliche Druckvolumen nicht und als Folge entstehen höherer Verschleiß sowie ein frühzeitiger Austausch. Aber auch die Gefahr besteht, ein überdimensioniertes Druck-System anzuschaffen: Funktionen werden in diesem Fall gar nicht oder nur selten genutzt – etwa der Druck im DIN A3-Format.

2) Betriebs- und Folgekosten explodieren

Billige Toner von Drittanbietern können sich als teuer erweisen, da die Qualität oft nicht den Erwartungen entspricht. Verbrauchsmaterialien sollten deshalb immer sorgfältig ausgewählt werden. Ohne einen Blick auf die Kosten für Verbrauchsmaterialien zu werfen, kann zur Folge haben, dass die Betriebskosten signifikant steigen. Die Beschaffenheit des Toners entspricht nicht dem Original. (Stichwort „Xerox EA-Toner“) Der Drucker kann Schaden nehmen und die Gewährleistung erlischt. Weiterhin spielen hier, je nach Anzahl der eingesetzten Geräte, auch der Energieverbrauch sowie die Wartungsintervalle eine Rolle. Viele preiswert angeschaffte Drucker entpuppen sich im Betrieb als echte Kostenbomben.

3) Gesundheitsgefährdende Inhaltsstoffe

Viele Toner enthalten den Zusatzstoff „Carbon Black“. Achten Sie daher bei der Wahl Ihres Druckersystems darauf, dass es sich um ein Gerät mit gesundheitsunbedenklichen Tonern von Xerox handelt.

4) Anschlussart nicht berücksichtigt

Für Arbeitsplatzdrucker ist in der Regel ein USB-Anschluss als Direktverbindung zum Arbeitsplatzrechner ausreichend. Wenn aber mehrere Personen auf unterschiedlichen Geräten drucken möchten, wird ein LAN- oder WLAN-Anschluss zur Einbindung in ein Firmennetzwerk benötigt, der nur umständlich durch Zusatzmodule nachgerüstet werden kann.

5) Falsche Druckerart

Laser oder Tinte? Jedes Drucksystem hat Vor- und Nachteile. Neben dem Druckvolumen ist Ihr Vorhaben ausschlaggebend. Werden überwiegend Fotos und Texte gedruckt, ist ein LED Drucker die beste Wahl. Legen Sie Wert auf Geschwindigkeit? Möchten Sie auch hochwertige Printprodukte wie Visitenkarten und Flyer produzieren? Nehmen Sie Kontakt zu unserem Expertenteam auf.

6) Fehlende Sicherheitsfeatures

Drucksysteme im Unternehmensnetzwerk können ein Sicherheitsrisiko darstellen, da Dritte sie hacken und ausnutzen können. Man läuft Gefahr, dass sensible Daten gestohlen oder verändert werden. Um zu verhindern, dass dies passiert, sollten Drucker die Eigenschaft besitzen, Ports sperren zu können, oder die Embedded Control-Whitelisting-Technologie unterstützen. 

7) Keine qualifizierte Ersteinrichtung und Installation

Viele günstige Drucksysteme werden ohne weiteren Support ausgeliefert. Die Ersteinrichtung und Installation der Software und Treiber sowie die Einbindung in ein bestehendes Firmennetzwerk können sehr zeitaufwendig und technisch problematisch sein. In diesem Beitrag erklären wir, wie der Xerox Druckertreiber korrekt installiert wird.

8) Umständliche Bedienung 

Ist die Bedienung des Druckers nicht intuitiv genug, kann dies zu einem höheren Zeitaufwand für die Konfiguration von Scan-, Fax- oder Kopieraufträgen führen. Die Eingabe sollte schnell und unkompliziert sein, ähnlich wie auf einem Tablet.

9) Fehlende App-Unterstützung 

Jeder kennt sie – jeder will sie. Apps für Smartphone sind bekannt, aber auch für Multifunktionsdrucker? Mit zahlreichen Apps könne Sie ihren Drucker individuell ausstatten. Mithilfe von One-Touch-Apps erledigen Sie mehrstufige Arbeitsabläufe in kürzester Zeit. Zahlreiche nützliche Apps, wie das Scannen von Dokumenten in die Cloud oder Übersetzungen in eine andere Sprache stehen auf Abruf bereit.

10) DSGVO wird einfach ignoriert

Dokumente vor Dritten schützen, kann eine große Hürde darstellen. Beim Ausdruck landen diese im Ausgabefach des Druckers und sind für somit für jede Person einsehbar. Zugleich ist die die Druckwarteschlange am Drucker so offen wie ein Scheunentor. Persönliche Daten- und Dokumentennamen offenbaren ein Risiko für die Einhaltung der DSGVO. Daher sollte auf Drucksysteme mit Pull-Printing-Funktion zurückgegriffen werden. Sie gewährleistet, dass Aufträge zunächst an eine sichere zentrale Druckwarteschlange übermittelt werden und erst nach erfolgreicher Anmeldung über eine integrierte oder mobile App an einem Netzwerkdrucker angesehen oder freigegeben werden können. 

11) Veraltete Faxtechnik

Immer wieder gibt es Probleme mit dem Hardware Fax am VoIP-Anschluss, denn die Technik ist nicht für klassisches Faxen ausgelegt. Das VoIP-Verfahren ist für die Übertragung von Sprache optimiert und deshalb kann es beim Faxen zu Fehlübertragungen und Abbrüchen kommen – vor allem sporadisch und bei größeren Dokumenten. Wir empfehlen eine Cloudfaxlösung, welche als App auf dem Drucker läuft. 

12) Fehlende Datenschutz Mechanismen

Durch eine fehlende Content Security-Option besteht kein Überblick über kopierte, gescannte oder gedruckte Dokumente. Es ist keine Prüfung anhand benutzerdefinierter Begriffe, wie „Vertraulich“ oder „Intern“ möglich. Interne Betriebsunterlagen können von nicht berechtigten Firmenangehörigen oder Dritten eingesehen und verwendet werden.

13) Fehlende Cloudfeatures

Drucker ohne Cloud-Anbindung ist für Firmen mit mehreren Standorten schwieriger zu verwalten, da eine einheitliche Übersicht, die Bedienung und Installation der Multifunktionsdrucker im Netzwerk nicht garantiert werden kann.

14) Keine Authentifizierungsmöglichkeiten

Ein Drucksystem ohne Anmeldemöglichkeit, beispielsweise durch eine PIN-Abfrage oder Karte, ist ein hohes Sicherheitsrisiko. Dokumente können unkontrolliert gedruckt und weitergegeben werden. Ohne Accounting- und Reporting-Funktionen ist es schwer nachzuvollziehen, welche Ausdrucke von wem gedruckt wurden und ob diese korrekt abgerechnet werden.

Fazit