7 Vorteile der digitalen Unterschrift für Ihr Business

21. Juli 2020
Andreas Mauerer

Finden Sie Ihren Vertragsprozess langwierig und umständlich? Jeder Unternehmer wünscht sich, Verträge so schnell es geht ins Trockene zu bringen. Es geht um all jene Dokumente, die eine handschriftliche Unterschrift voraussetzen. Denn erst dann ist der Vertag rechtsgültig. Eine Auflistung dazu finden Sie weiter unten.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die 7 Vorteile der digitalen Unterschrift in ihrem Unternehmen. Sparen Sie wertvolle Zeit und Geld und optimieren Sie Ihre Vertragsprozesse. Viele unserer Kunden können Verträge bereits in Echtzeit abschließen. Wie funktioniert’s?

Jeder hat den Begriff „digitale Signatur“ schon mal gehört. Unternehmen, welche die elektronische Unterschrift im Unternehmen bereits einsetzen, können Verträge rechtsgültig in digitaler Form abschließen und vom zeitlichen Vorsprung profitieren. Somit kann auf die eigenhändige Unterschrift auf Papier verzichtet werden.

Laut der elDAS-Verordnung ist eine elektronische Signatur ebenso rechtsgültig, wie eine handschriftliche Unterschrift.

Aber: Für welche Dokumente ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Folgende Dokumente werden unterstützt

• Dienstleistungsverträge
• Kaufverträge
• Miet- und Leasingverträge
• Haftungs- und Verzichterklärungen
• Finanzdokumente
• Belege
• Übernahmeerklärungen

Der gegenwärtige Ablauf gestaltet sich kompliziert und langwierig:

1. Dokument wird per Email oder Post von Vertragspartner1 an Vertragspartner2 versendet
2. Dokument wird vom Vertragspartner2 ausgedruckt und unterschrieben
3. Dokument wird vom Vertragspartner2 für die eigenen Unterlagen eingescannt und gespeichert
4. Unterschriebenes Originaldokument wird per Post an Vertragspartner1 zurück geschickt
5. Warten
6. Dokument wird vom Vertragspartner1 aus dem Umschlag entnommen, eingescannt und abgelegt.

Vorher – ohne digitale Unterschrift

Der neue Ablauf gestaltet sich viel einfacher:

1. Dokument wird zum Signieren von Vertragsparnter1 über Docusign hochgeladen
2. Vertragspartner2 erhält per Email einen Link zum Öffnen des Dokuments
3. Dokument wird von Vertragspartner2 digital unterschrieben und bestätigt
4. Vertragspartner1 erhält einen Bestätigungslink zum unterschriebenen Dokument. (inkl. Zertifikat der digitalen Signatur)

Nachher – mit digitaler Unterschrift

Die 7 Vorteile der digitalen Unterschrift

• Verträge in Echtzeit abschließen
• Rechtsgültigkeit (Zertifizierungsstelle BaFin.)
• Umständliche Zwischenschritte wie einscannen, ausdrucken entfallen
• Signierte Dokumente sind in der Cloud jederzeit abrufbar
• Signaturprozess ist orts- und zeitunabhängig
• Dokumente per Email, Smartphone oder Tablet unterschreiben
• Keine Laufwege zur Post
• deshalb keine Portokosten

Verpassen Sie den Anschluss nicht! Denn, die digitale Signatur wird vor allem das Vertragswesen grundlegend verändern. Stellen Sie sich vor, in Echtzeit Verträge abzuschließen und Stolpersteine wie „zur Post bringen“ zu umgehen. Zeit ist Geld, nicht wahr?

Fazit

Der alt bekannte Weg über die handschriftliche Unterschrift im digitalen Zeitalter erscheint nahezu schon altmodisch. Wussten Sie schon? Über unsere „DocuSign App“ können Dokumente direkt am Xerox Drucker ohne Umwege digital signiert in die Cloud gespeichert werden. Einen individuellen Lösungsvorschlag können Sie weiter unten über das Kontaktformular einreichen.