Bekannte Scanprobleme im Unternehmen

Scannen, umbennen und verschieben. Diese Arbeitsschritte gelten in vielen Unternehmen als Standard. Weiterhin fehlen Sicherheitsrichtlinien für den sicheren Scanprozess. Probleme gibt es auch bei der automatischen Zuordnung und Verarbeitung von gescannten Dokumenten. Wichtige Features wie das Auslesen von relevanten Daten (wie z.b. Rechnungsnummer, Eingangsdatum usw.), und die automatische Dateinamenvergabe sind Scan Features die noch nicht vollwertig im Unternehmen genutzt werden.

Individuelle Scanlösungen und ein effizienterer Workflow

Geschäftsprozesse basieren nicht immer auf Papierdokumenten. Daher brauchen Sie einen Workflow welcher die Dokumente in Papierform und die in elektronischer Form verbindet. Dies ist eine enormer Herausforderung vor allem für mittelständische Unternehmen. Zudem hat unsere Scanlösung eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche, mit dieser Sie auch die verfügbaren Netzwerkordner und Bibliotheken durchsuchen können. Auch reduziert sich der Wartungsaufwand da die Anwendung von einer zentralen Qualle aus verteilt und gepflegt wird. Unsere Scanlösungen ermöglicht Ihren Team einen schnellen Zugriff auf alle Prozesse, die notwendig sind.

Kennen Sie Ihre Scannanforderungen?

Überwachen von Emailanhängen

Überwachen von Postfächern und automatische Übergabe von Anhängen an feste Speicherziele.

Anbindung an Mobilgeräte

Senden oder Scannen von Formularen an einen Scanprozess

Stempel und Notizen

Hinzufügen von Stempel und Notizen auf das gescannte Dokument.

Korrektur Scan

Korrigieren von Scans

Drehen und Geraderichten von Scans. Staub und Kratzer Entfernung.

Automatische Dateinamenvergabe

Benennung der gescannten Dokumente in vielfältige Prozessvariablen.

DATEV Scan

Alle Dokumente digital mit einem Tastendruck an DATEV übermitteln.

Ordnerüberwachung

Automatische Weiterverarbeitung von Scans in lokalen oder Netzwerkordnern

Texterkennung OCR

Die leistungsfähige OCR erzeugt echte durchsuchbare Dokumente in Rekordzeit.

Barcode Scan

Barcodes Funktion um Prozesse zu steuern oder Scanjobs aufzuteilen.

Regular Expressions

Auslesenvon Werten im Dokument und Weiterverwendung in Prozessen.

Email

Gescannte Dokumente zusätzlich per Email verteilen.

Digitale Archivierung der Eingangspost

Vollautomatisierte Ablage inkl. Datumstempel.

Word, Excel & Co.

Definieren von Scans direkt in Word, Excel oder Powerpoint

Text extrahieren

Nutzen Sie Texte aus gescannten Dokumenten in Scanprozessen.

Entfernung von Leerseiten

Leerseiten

Löschen von leeren Seiten

Gezielte Netzwerkablage

Gescannte Dokumente werden direkt am richtigen Ziel im Netzwerk gespeichert.

Scan to Print

Gescannte Dokumente im Prozess auf bis zu 5 Netzwerkdruckern verteilen.

Beispiel eines Scan-Workflows

Aus den gescannten Lieferscheinen werden fest definierte Werte (wie zb. Lieferscheinnummer und Datum) aus  automatisch ausgelesen. Unser Scanworkflow erkennt dadurch Lieferscheine automatisch, analysiert diese und archiviert diese im Dokumentenmanagment System. Diese Scanlösung hilft Fehler zu vermeiden und beschleunigt den Scanprozess enorm.

Der Unterschied liegt im Detail:

Mit unserer Software gewährleisten wir die automatische Dateinamenvergabe und Ablage in den Ordner wo die Datei letztendlich landen soll, ohne diesen manuel zu erstellen und die Datei umzubennen oder verschieben zu müssen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit beliebige Daten aus dem Dokument (z.b. Gesamtbetrag, Kundenummer, etc.) auszulesen und in Excel zu importieren – vollautomatisiert. Der Vorteil daran ist, dass die Erkennung bzw. das Scannen vollautomatisch abläuft und somit kein manueller Benutzereingriff notwendig ist.

Zeit ist Geld

Mithilfe eines individuellen Workflows haben Sie in echte Zeitersparnis. Das liegt an der Übersichtlichkeit der Software und das alle nötigen Informationen gebündelt werden.

Dank der zentralen Administration steht der Workflow auf allen Multifunktionssytemen zur Verfügung. Funktionen wie „Scannen – Kopieren – Weiterleiten“ mit einem Tastendruck ist ein Hauptvorteil unseres Scan Workflows. Dieser kann nach Belieben programmiert und angepasst werden. Sie möchten gleichzeitig an mehrere Empfänger versenden und gleichzeitig Ihre Dokumente in der Cloud archivieren? Mit unserer Lösung erleichtern wir Ihnen die alltägliche Arbeit und ermöglichen eine umfangreiche Kosteneinsparung. Vor allem für mittelständische Unternehmen gibt es keine effizientere Scanlösung.

Was sagen unsere Kunden?

Wir arbeiten mit RA-Micro und können die Dokumente direkt zu der jeweiligen Akte scannen.
Kundenstimme einer Anwaltskanzlei aus Regensburg

Welche Scananforderungen im Unternehmen haben Sie? Was ist Ihnen wichtig? Teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.

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