Notare und Urkunden
Notare arbeiten überwiegend mit Urkunden oder ähnlichen Dokumenten. Die Erstellung, Verarbeitung, Versendung und Archivierung ist ein wichtiger Prozess im alltäglichen Aufgabenbereich. Daraus ergibt sich ein unerwünschter Nebeneffekt: Im ersten Schritt wird die Originalurkunde für den Mandanten kopiert, und anschließend als PDF eingescannt am Server archiviert. Der Dateiname bestehend aus Urkundenname und Nummer muss manuell vergeben oder am PC umbenannt werden. Dieser Arbeitsprozess ist nicht produktiv und kostet Zeit.
Die Individuelle Urkunden App für Notare
Mit einem Tastendruck scannen, drucken und archivieren?
Wenn Mitarbeiter mit einem Tastendruck gleichzeitig mehrere Aktionen durchführen können, bedeutet das nicht nur eine Zeitersparnis. Wichtig ist das zuständige Personen gebündelt mehrere Arbeitsschritte am Kopierer durchführen können, ohne das Dokument erneut in die Hand zu nehmen. Mit einem Tastendruck ist es endlich möglich gleichzeitig das Dokument zu verarbeiten: Scannen, kopieren, weiterversenden per Email, drucken und automatische Dateinamenvergabe. Diese Lösung haben wir individuell für Notare programmiert.
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Zu verarbeitende Urkunde wird eingelegt
Schritt 1: Urkunden werden zum Verarbeiten vorbereitet
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Anzahl von Kopien festlegen
Schritt 2: App wird gestartet. Anzahl der Kopien wird ausgewählt
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Startbutton drücken
Schritt 3: Nach Drücken des Start-Buttons wird die Urkunde kopiert, eingescannt und am Server als PDF abgelegt.
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Automatische Dateinamenvergabe
Schritt 4: Aus dem eingescannten Dokument wird der Dateiname ausgelesen. (zb. Urkundennummer) Die Datei wird automatisch so benannt.
Was sagen unsere Kunden?
Wir nutzen die “Notariat App" überwiegend zur Verarbeitung unserer Urkunden. Gleichzeitig sparen wir Zeit. (Notariat aus München - Aus Datenschutzgründen und Wunsch des Kunden haben wir den Namen nicht veröffentlicht.)
Interesse an einer Demo? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!