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„6 Schritte zur DSGVO Druckumgebung + IT-Checkliste“

datenschutzgrundverordnung

Datenschutz in der Druckumgebung

Am 25.Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft getreten. Diese gilt auch für ihre Druckumgebung im Unternehmen. Gerade hier werden u.a. personenbezogene Daten gedruckt, gescannt und vervielfältigt. Meist werden diese Daten unverschlüsselt im Netzwerk übertragen. Um Angriffe außerhalb des Netzwerks abzuwehren sind weitere Sicherheitsmechanismen notwendig.

Sind Ihre Multifunktionsdrucker auch betroffen?

Multifunktionsdrucker, Kopierer und Drucker – unabhängig vom Hersteller speichern Benutzerprofile, Druckjobname und viele weitere vertrauliche Informationen. Vernetzte Drucksysteme bieten einen echten Mehrwert wie Cloudkonnektivität, Cloud Printing und Scan. Aber das hat auch seine Schattenseiten – der Zugriff von außen, die sogenannte Cyberkriminalität nimmt zu. Die Analysten von IDC stellten fest, dass über 50 % der Unternehmen, kein wirkliches Sicherheitskonzept für Ihre Druckumgebung existiert. Es besteht also Handlungsbedarf, was den Datenschutz rund um die IT- Druckerlandschaft betrifft. Um die DSGVO voll und ganz zu erfüllen, empfiehlt isarcolor eine ganzeinheitliche Druckmanagementlösung.

Was jetzt zählt

Wichtig ist eine durchgängige Verschlüsselung, welche für das Multifunktionsgerät sowie für den Datenzugriff und der Datenübertragung gilt. Auch das Überschreiben des nichtflüchtigen Speichers (zb. Festplatte) im Drucker sollte sichergestellt und protokolliert werden. Somit lässt sich ein Datenmissbrauch zumindest vorbeugen.

Durch den vermehrten Einsatz von Smartphone und Tablet kommunizieren diese größtenteils mit den Druckern, welche über WLAN oder Internet angebunden sind. Hier empfiehlt sich eine Absicherung über eine Authentifizierung per Benutzerkennung. (z.b auf Chipkarte oder NFC) Der Schutz von Daten hat oberste Priorität. Somit kann sichergestellt werden, dass nur die Person die ausgedruckten Dokumente am Drucker abholen kann, welche für diese tatsächlich bestimmt sind. Ein unbefugter Zugriff ist somit ausgeschlossen.

Digitale Zertifikate, neuste Firmewareupdates und Treiberupdates sollten dem Multifunkionsdrucker in regelmäßigen Zeitabständen gegönnt werden, um entsprechende Risiken zu minimieren. Zusätzlich bedarf es ein klares Regelwerk mit Druckerrichtlinien, die den Mitarbeitern zum Schutz und Vorbeugung dienen. Sie sorgen für das notwendige Know-How und die weitreichende Sicherheit vor unbefugten Zugriff auf sensible Daten.