Chaotische Ablage und fehlende Struktur

Es ist bekanntlich kein Meister vom Himmel gefallen. Meist werden im Unternehmen die Ablageordner am Server manuell erstellt. Diese Struktur ist nicht immer nachvollziehbar und die Übersicht leidet darunter. Außerdem kann diese Struktur durch manuelle Eingriffe verändert werden. Bei einem Jahreswechsel müssen alle Ordner neu angelegt werden. Diese Handhabung ist für die meisten Unternehmer nicht wünschenswert.

Sind Ihre Dokumente revisionssicher?

Abgelegte oder gescannte PDF Dokumente können in der Windows Ablage ganz einfach ausgetauscht oder ersetzt werden. Eine Manipulation ohne Dokumentenmanagement ist oft möglich. Es gibt keine gültigen Sicherheitsrichtlinien für das Ablagegesystem ohne DMS. Es gibt meist nur Berechtigungen für bestimmte Ordnerstrukturen über Active Directory. Das reicht in den meisten Fällen nicht aus. Es fehlt die History des abgelegten Dokumentes. Für ein Unternehmen kann das fatale Folgen haben.

Wer suchet der findet - Mal mehr mal weniger

Wer Dokumente sucht, möchte Sie schnell finden. Ohne DMS kann keine explizite Suche in Dokumentinhalten durchführen werden. Wer nach einem bestimmten Wert innerhalb des Dokuments sucht stößt schnell an Grenzen. Mit der normalen Windows Suche ist das schlicht nicht möglich. Auch bei einer Steuerprüfung werden Dokumente oft stundenlang gesucht und umständlich besorgt. Meist liegen diese schon abgeheftet in Ordnern. Der Aufwand ist meist mit Hürden verbunden und erfordert einiges an Zeit.

Welche Vorteile hat der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems?

Die Nachteile ohne Dokumentenmanagement

Unternehmen die über kein DMS verfügen, können nicht sicher stellen, das Dokumente manipuliert werden. Es fehlt an einer einheitlichen unveränderten Ablagestruktur. Weiterhin fehlt eine automatisierte Info zur Wiedervorlage eines Dokuments (z.b. Rechnung). Oft werden PDF Dokumente (zb. Verträge) auch als Kopien per Email versendet und missbraucht. Das Postfach wächst ungewünscht an. Die Folgen sind Kopien von der Kopie – Duplikate.

 

Das papierlose Büro

Mit unserem Dokumentenmanagement System lassen sich Dokumente nicht nur revisionssicher archivieren, was für das Tagesgeschäft unabdingbar ist, sondern auch professionell verwalten, und schnell wiederfinden. Der Vorteil der Digitalen Archivierung ist, dass es selbstständig arbeitet und ein papierloses Büro schafft. Dank eines intelligenten Vorlagen-Designer werden Dokumente automatisch erkannt und an die richtigen Stellen abgespeichert. Zudem werden alle notwendigen Klassifizierungen selbstständig durchgeführt und die Daten werden von unserem DMS automatisch im Archiv abgelegt. Im Prinzip ist funktioniert die Suche wie bei Google. Es liefert blitzschnell genau das wonach Sie suchen und Sie haben ein papierloses Büro.

  • Schneller Informationszugriff und Beschleunigung der Arbeitsprozesse
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    Mit Mobile Print von Xerox wird die Produktivität wesentlich gesteigert. Damit haben Sie die Möglichkeit von jedem mobilen Gerät, unabhängig der Marke, zu drucken. Egal ob Sie auf einem Außentermin sind oder nur in einem anderen Teil des Gebäudes. Mobiles Arbeiten ist jederzeit möglich.

  • Fehlerminimierung und Wegfall von Verteilerkopien
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    Das Versenden von Emails mit Anhängen innerhalb des Unternehmens ist hinfällig. Jeder Mitarbeiter seines Zuständigkeitsbereiches erhält Notizen und Infos zu Dokumenten über den EcoDMSClient.

  • Höhere Dokumentensicherheit – kein Dokumentenverlust
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    Jedes Dokument wird revisionssicher erfasst und mit einer ID versehen. Manipulationen sind nicht möglich.

  • Geringer Platzbedarf und Entlastung von Emailpostfächern
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    Es wird nur ein Server und eine Datenbank benötigt.

  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
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    Unser DMS verfügt über die technischen Anforderungen der Revisionssicherheit.

  • Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie
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    Keine versteckten monatlichen Kosten. Sie erwerben nur soviele Lizenzen wie benötigt werden. Eine User-Lizenz = Alle Betriebssysteme (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS) (57,99 € netto).

  • Mega Funktionsumfang
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    Dokumente werden über Office- und E-Mail-Add-ons, Scanner- oder Druckerschnittstelle erfasst oder per Drag & Drop. Zielflächen dafür sind das Client-Programmfenster und das Side-Panel am rechten Bildschirmrand. Anschließend öffnet sich automatisch der Dialog zum Klassifizieren des Dokuments. Manche Attribute, etwa für den Bearbeitungsstatus, lassen sich einzeln vergeben, andere wie Zugriffsrechte und Mindest-Aufbewahrungsdauer sind fest mit der gewählten Dokumentenart verknüpft.

  • Einheitliche Informationsplattform
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    Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar. Der sogenannte EcoDMSClient ist für jeden Mitarbeiter identisch und übersichtlich.

  • Echte Arbeitserleicherung dank unseres DMS Systems
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    Das DMS nimmt Ihnen jegliche Arbeit der Archivierung von Dokumenten ab. Nachdem ein Dokument eingescannt wurde wird es durch den Erkennungsassistenten automatisch erkannt, klassifiziert und archiviert. Dieser erkennt die Dokumenten automatisch und ordnet die Daten an der richtigen Stelle. Zudem werden die notwendigen Metadaten selbstständig und automatisch vom System ausgefüllt. Dieses Vorgehen vereinfacht die automatische Klassifizierung und Zuordnung von PDF Dokumenten.

  • Vorlagen nur einmalig klassifizieren
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    Das Dokumenten- Management-System nutzt für die Einrichtung und Erkennung intelligente Vorlagen. Diese werden aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen auf Basis von Schlagwörtern und/oder Barcodes sowie Formularen erkannt. Dieser Ablauf sorgt für mehr Effizienz sowie Sicherheit bei der Archivierung. Zudem erfolgt die Archivierung viel schneller und fast automatisch ohne unnötigen Einsatz von Papier. Es sind auch keine unnötigen und komplizierten Eingriffe auf den Server nötig. Sie können ganz einfach die Einstellungen über den Vorlagen-Designer erfassen.

  • Dokumente von (fast) überall aus abrufen
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    Sowohl am PC, per App oder im Web- Mit unserem DMS haben Sie einen nahezu unbegrenzten Zugriff auf die archivierten Dokumente. Das liegt an den hochmodernen Technologien, welche das Dokumentenmanagement nutzt. Das System nutzt eine Software-Komponente, welche eine sichere Cloud Lösung in Ihren Netzwerk schafft. Alle Dokumente liegen somit nicht auf externen oder fremden Servern sondern bei Ihnen in der postgreSQL Datenbank. Wodurch Sie die Sicherheit haben, dass Ihre Dokumente nicht manipuliert werden können. Mit dem DMS ist Ihr eigenes Archiv überall erreichbar, egal ob vom eigenen PC, im Web oder per App. Auf die Daten können Sie über die Desktop Clients zugreifen, entweder vom eigenen PC oder vom Laptop. Dank mobiler Apps ist es auch möglich von außerhalb auf die Daten zuzugreifen.

  • Hohes Sicherheitsniveau
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    Eine professionelle Rechteverwaltung innerhalb des DMS Systems ermöglicht einen sicheren Zugriff sowie eine korrekte Zuweisung der Dokumente und Daten.

  • Automatische Archivierung
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    Die neue E-Mail Archivierung und Verlinkungsfunktion ermöglicht eine automatische Volltextindizierung von E-Mail Anhängen. Mit dieser Archivlösung können Sie alle Dokumente, Daten und Informationen auf einem zentralen Dokumentenarchiv automatisiert aufbewahren.

Was sagen unsere Kunden?

Das ecoDMS nutzen wir seit Anfang des Jahres. Die Abteilung Buchhaltung ist entlastet und spart somit Zeit bei der Digitalen Archivierung der Eingangspost.
xerox isarcolor
isarcolor aus München

Nutzen Sie die kostenlose 30 Tage Testversion unseres DMS Systems. Gerne können wir die Installation über Fernwartung oder direkt vor Ort bei Ihnen vornehmen.

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Testbericht "DMS Systeme" / Ct 2016

Testbericht Dokumentenmanagement