Das Problem mit der Akte

Anwälte und Akten - Eine Vertrauenssache! Eine Akte wächst ständig. Es folgen Dokumente für das Gericht, Gutachten und anderen Quellen. Diese Dokumente müssen schnell und sicher digital archiviert werden um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der tägliche Umgang mit Dokumenten ist nicht immer optimal. Dokumente werden eingescannt und meist mühselig zur vorhandenen Akte hinzugefügt. In der Regel geschieht die manuelle Zuordnung über Anwaltsprogramme wie Renostar oder RA-Micro. Es fehlt aber ein Workflow welcher das automatische Hinzufügen von Dokumenten zur Akte so einfach wie möglich gestaltet.

Die wachsende Akte

Unsere Scanlösung für Anwaltskanzleien entlastet Mitarbeiter

Unsere Lösung ist ein Meilenstein der Scanverarbeitung. Anwaltskanzleien die mit der Software „RA-Micro“ oder „RENOSTAR“ arbeiten und viele Dokumente über ein Multifunktionsgerät scannen, werden bei der alltäglichen Arbeit entlastet. Eingescannte Dokumente werden anhand der Aktennummer voll automatisch zur Akte gescannt. Mitarbeiter können aufatmen. Das manuelle Zuordnen von weiteren Dokumenten zur Akte entfällt. Wie funktioniert die korrekte Zuweisung zur vorhandenen Akte?

Wie scanne ich zur Akte?

Kurzbeschreibung: Über unsere Software kann ein Barcodedeckblatt zu jeder Akte ausgedruckt werden. Dieses Deckblatt dient dazu, das Dokument zu klassifizieren und zu trennen. Somit kann auch ein kompletter Stapel Dokumente (Akte für Akte) – getrennt mit dem Barcodeblatt eingescannt werden. Mit einem Tastendruck werden alle Dokumente vollautomatisch zur jeweiligen Akte nach RENOSTAR oder RA-Micro gescannt.

  • Schritt 1:
    connectkey

    Zu scannende Dokument(e) werden zusammen mit dem Barcodedeckblatt vorbereitet. Optional ist auch die Eingabe der Aktennummer am Display möglich. (Das Barcodedecklbatt enfällt)

  • Schritt 2:
    connectkey

    Der komplette Papierstapel wird in den Dokumenteneinzug eingelegt. Es muss nur noch die Starttaste gedrückt werden.

  • Schritt 3:
    connectkey

    Alle Dokumente – getrennt durch das Barcodeblatt – werden eingescannt und der jeweiligen Akte hinzugefügt. Die Aktennummer wird aus aus dem Barcodeblatt ausgelesen welches zuvor einmalig ausgedruckt wurde. Weitere Dokumente können selbstverständlich mit dem vorhandenen Barcode Deckblatt hinzugefügt werden. Am Schluss existiert immer nur eine 1 PDF Datei – 1 Akte.

Was sagen unsere Kunden?

Wir arbeiten mit RA-Micro und können die Dokumente direkt zu der jeweiligen Akte scannen.
Kundenstimme einer Anwaltskanzlei aus Regensburg

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